Gestão Documental, Workflow e Arquivo - ClipOne - Clipone
PORQUÊ O CLIPONE?
Reduz os Custos
Maior Produtividade
Informação em Segundos
Simples de Usar
Mapeia o seu Negócio
Investe o que Necessita
Fácil de Implementar
Melhor Qualidade de Serviço
BENEFÍCIOS
Distribua tarefas e documentos pela organização
Corte no papel, toners e outros consumíveis
Liberte espaço no seu escritório
Evite o extravio de documentos
Saiba se as tarefas são tratadas no tempo certo
Registe e acompanhe as ações realizadas
Analise a atividade através de indicadores e reports
Encontre documentos e informação em segundos
Aceda à informação em qualquer lugar
Execute e monitorize tarefas em vários dispositivos
Organize os fluxos de trabalho e documentos
Aja e decida com rapidez
A SOLUÇÃO À SUA MEDIDA
Parametrização à medida do seu negócio
O ClipOne é parametrizado de acordo com o funcionamento da sua empresa e assegura a interoperabilidade com sistemas existentes.
Agnóstico à base de dados
O ClipOne pode ser utilizado com diversas bases de dados tais como MySQL, Oracle, Postgres, SQL Server, entre outras.
Flexível às mudanças da sua organização
O ClipOne é uma base sólida de suporte à atividade do seu negócio e reúne a flexibilidade para se adequar às mudanças da sua organização.
Tecnologia web
O ClipOne assenta em tecnologia web caracterizando-se pela seleção de componentes alinhados com os standards de mercado e boas práticas.
Investimento à sua medida
De acordo com a dimensão e necessidades do seu negócio pode ajustar o investimento à sua medida, adquirindo os recursos que pretende.
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Milhões de Docs, Audio e Vídeo
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Workflows
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Utilizadores
A TRANSFORMAÇÃO DIGITAL QUE A SUA EMPRESA NECESSITA
DESIGN ERGONÓMICO
A facilidade de utilização é crucial para agilizar os tempos das operações e facilitar a aprendizagem e adaptação dos utilizadores. Com a implementação do ClipOne minimiza a resistência à mudança.
Personalizável
As preferências são guardadas por utilizador e o dashboard é personalizado com os componentes necessários à função de cada um.
Conforto de utilização
Os ícons são intuitivos e a estrutura de navegação, ecrãs e cores utilizadas permitem conforto e simplicidade de utilização.
Perfil de utilização
Cada utilizador acede à informação e documentos, executa ações e funcionalidades de acordo com o seu perfil e função na organização.
Multilingue
Permite qualquer idioma, sendo o mesmo selecionado automaticamente, em função do utilizador que efectua o login.
GESTÃO DE PROCESSOS (BPM) e WORKFLOW
Modelação de processos de workflow estruturados e ad-hoc segundo a notação padrão internacional BPMN2 (Business Process Model and Notation) e através de configurações via wizard.
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Desenho de interfaces através de metadados via drag & drop
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Metadados com permissões, regras e opção de encriptação
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Encaminhamento de tarefas para grupos e/ou utilizadores
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Controlo de prazos e monitorização gráfica dos processos
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Anexação de documentos, incluindo via drag & drop
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Preview multimédia (documentos, audio, video e imagem)
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Notificações e alertas por diversos canais
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Auditing das ações realizadas (traking end-to-end do processo)
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Geração de documentos com base em templates
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Cadeias de decisão para gestão de pareceres e despachos
GESTÃO DOCUMENTAL E ARQUIVO
Registo, classificação, organização e consulta de documentos (incluindo áudio e vídeo), assegurando a gestão do seu ciclo de vida. Segue os padrões ISO e linhas de orientações MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records).
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Entrada multicanal – gestão de múltiplas filas de entrada
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Mapeamento de diversas contas de e-mail
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Processamento automático sobre o conteúdo das filas
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Catalogação e visualização de ficheiros em múltiplos formatos
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Comentários no registo e anotações nos documentos
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Upload de documentos incluindo via drag & drop
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Estruturação de registos/documentos com metadados
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Plano classificação e estrutura orgânica
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Livros para registo de entradas e saídas
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Regras de numeração que podem incluir metadados
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Capacidade para relacionar registos/documentos
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Envio de ficheiros por e-mail e link para download
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Geração de documentos com base em templates
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Check-in e check-out com controlo de versões
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Envio de alertas e notificações por diversos canais
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Auditing sobre as ações/operações realizadas
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Utilização simultânea de múltiplos repositórios
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Mecanismos de encriptação de conteúdos
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Períodos de retenção (tabelas temporalidade)
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Localização física dos conteúdos arquivados
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Conservação e garantia de integridade
PESQUISA SIMPLES E AVANÇADA
Pesquisa simples por texto livre e com recurso a operadores lógicos (+, -, *, ““). Pesquisa avançada com definição dinâmica de critérios e com operadores orientados ao tipo de dados a pesquisar. Indexação e pesquisa full-text.
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Pesquisa global e pesquisas de contexto
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Aplicação de filtros aos resultados (drill down e drill up)
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Pesquisa no conteúdo dos ficheiros, incluindo imagens via OCR
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Resultados em função do perfil do utilizador
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Listas de valores para definição de critérios de pesquisa
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Destaque das palavras chave nos resultados obtidos
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Acesso às últimas pesquisas (histórico)
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Capacidade para gravar as pesquisas realizadas
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Vistas predefinidas por utilizador, com aplicação de filtros
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Atribuição de pesos à informação indexada (boost)
REPORTING E INDICADORES
Extração de relatórios e indicadores sobre toda a atividade do sistema, disponibilizando de base componentes prontos a usar e um motor de reporting com capacidade para parametrizar novas necessidades.
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Workflows concluídos dentro e fora do prazo
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Duração prevista e efetiva dos workflows e respetivas tarefas
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Workflows em curso dentro do prazo e atrasados
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Tempos de execução e espera de cada tarefa
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Tempos totais, por tarefa e por tipo de workflow
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Indicadores de performance – eficiência dos recursos
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Motor de reporting parametrizável a novas necessidades
LICENCIAMENTO
Licenciamento lifetime ou subscrição anual com funcionamento e instalação na cloud ou on-site/in-house. Investimento adequado às suas necessidades, para pequenas, médias e grandes empresas / organizações, segundo 3 níveis:
PROFESSIONAL
5 Workflows
Um número ilimitado dos restantes recursos:
Livros, tipos de documentos/ registos, notificações, relatórios, filas de entrada, templates para geração automática de documentos, etc.
5 Utilizadores de Base
Sem Restrições de Funcionalidades
ENTERPRISE
10 Workflows
Um número ilimitado dos restantes recursos:
Livros, tipos de documentos/ registos, notificações, relatórios, filas de entrada, templates para geração automática de documentos, etc.
5 Utilizadores de Base
Sem Restrições de Funcionalidades
UNLIMITED
Sem Restrições de Funcionalidades e Recursos Ilimitados:
Workflows, livros, tipos de documentos/ registos, notificações, relatórios, filas de entrada, templates para geração automática de documentos, etc.
Multi Organização / Empresa
5 Utilizadores de Base